Kuidas koostada 6 sammuga päevakava?

Looge ülesannete loend
Enne tööülesannete korraldamist kirjutage kõigepealt üles kõik, mida peate selle päeva jooksul täitma. Kaasake korduvad üksused, nagu koosolekud, treeningud ja kohtumised, aga ka ühekordsed ülesanded, nagu tähtajad või telefonikõned. Saate otsustada, kui üksikasjalik soovite oma nimekirja olla. Näiteks kui sõna "mine lõunale" lisamine aitab teie päeva üles ehitada, lisage see julgelt.

Näpunäide:See on okei, kui te pole kindel kõigis ülesannetes, mida peate eeloleval nädalal tegema. Saate alati oma loendisse uusi üksusi lisada, kui need ilmuvad.

Seadistage oma ülesanded tähtsuse järjekorda
Kui teie ülesannete nimekiri tundub üle jõu käiv, ärge muretsege, prioriteedi seadmine aitab. Prioriteetide seadmine annab teile selgema ülevaate sellest, mida tuleb kõigepealt teha. Kui tundub

sa ei jõua täna kõike lõpuni, tead, millised ülesanded on kõige vahetuma mõjuga ja peaksid olema ülimuslikud.

Prioriteetide määramiseks märgistage iga ülesanne kõrge, keskmise või madala prioriteediga. Mõelge ülesannete sortimisel järgmistele küsimustele:

• Millistel ülesannetel on kindlad tähtajad?
• Milliseid ülesandeid tuleb konkreetsetel päevadel täita?
• Millised ülesanded tekitavad stressi, kui need tegemata jätta?
• Milliste ülesannetega tahan järgmisena tegeleda?
• Millised ülesanded võivad oodata?

Näpunäide:Kui teil on vastuolulisi ülesandeid, hinnake, milline neist on kiireloomulisem. Näiteks kui üks projekt on kliendi ja teine ​​teie ülemuse jaoks, on kliendi projekt tõenäoliselt prioriteetne. Kui tähtajad kattuvad, küsige abi kolleegidelt või oma juhilt või delegeerige võimaluse korral ülesandeid.

Määrake tähtajad
Vaadake oma ülesannete nimekiri läbi ja veenduge, et igal ülesandel oleks selge tähtaeg. Kui te pole täpses tähtpäevas kindel, määrake praegu mõistlik tähtaeg – saate seda alati hiljem muuta.

Sarnaselt prioriseerimisega aitavad tähtajad tuvastada, millised ülesanded on kõige kiireloomulisemad, ja juhendavad, millal neid täita. Ilma tähtaegadeta on lihtne olulistest tulemustest ilma jääda, isegi kui teil oli piisavalt aega. Tegelikult on ebaselged tähtajad üks peamisi põhjusi, miks ülesanded hilinevad.

Näpunäide:Tähtajad ei kehti ainult töö jaoks. Määrake isiklike eesmärkide jaoks tähtajad, nagu maratoniks treenimine. Näiteks jaotage oma treeningplaan selle järgi, mitu miili igal nädalal joosta, et oleksite võistluseks täielikult valmis.

Korduvate sündmuste tuvastamine
Pärast tähtaegade määramist võtke teadmiseks kõik korduvad sündmused oma ülesannete loendis. Need võivad olla iganädalased koosolekud, igakuised raamatuklubid või regulaarsed telefonikõned klientidega. Tõstke need esile, et te ei jätaks neid kahe silma vahele.

Korraldage ülesanded aja, prioriteedi või tähtaja järgi
Nüüd tuleb lõbus osa ülesannete nimekirja korraldamisest. Korraldage ülesanded kellaaja, prioriteedi või tähtaja järgi. Kui lisate ülesandeid oma päevakavasse, järgige prioriteetide alusel loodud järjekorda. Kõrge prioriteediga ülesanded tuleks esmalt lõpetada, samas kui madalama prioriteediga ülesanded saab salvestada hilisemaks päevaks või nädalaks. Jaotage oma korduvad sündmused kindlasti ka ajakavasse laiali. Ülesandeid kontrollides täitub teie päevakava loomulikult.

Jääge paindlikuks
Kui teie ajakava on koostatud, olete valmis alustama. Siiski on oluline jääda paindlikuks. Päeva alguses koostatud ajakava ei pruugi olla täpselt selline, nagu teie päev kulgeb. Asjad võivad muutuda ja ülesanded võivad võtta oodatust rohkem või vähem aega, seega olge uute prioriteetide ja väljakutsete ilmnemisel kohanemisvõimeline.